Genelde bir festival ve organizasyon için planlar bin önceki sene yapılır ve bunun üstüne bir kurul oluşturulup yapılacak ve alınacak şeylerin listesi ve görevlendirilecek kişilerin listesi yapılır. Bunun ardından bütçe ve sponsor işleri çözüldüğü takdirde işlemler başlar ilk önce yapılacak zaman ve yer belirlenmeli bunun hiç bir zaman garantisi olmuyor çünkü Festivalden 3 gün önce yer sahibi yada belediye faklı birşey söyleyebiliyor yada fazla para isteye biliyor. Yapılacak olan festival veya organizasyondan belediyenin haberi ve izni olması gerekiyor. Reklamlar ve ilanlar en az 6-7 ay öncesinden internet ve çeşitli reklam kaynakları ile ilan edilmeli ki katılımcı ve motorcular hazırlıklarını maddi ve manevi durumlarını ayarlayabilsinler. İyi reklam bu işin püf noktasıdır. Ne kadar reklam o kadar katılımcı demektir. Müzik sistemi için en baştan konuşulup fiyat alınmalı en uygun fiyat aldığınız yere aylar öncesinden kapora verilerek konu bitirilmesi çünkü genelde yaz aylarında fiyatlar düğün dernek konser nedenleri ile artıyor ve kiralık sistem sıkıntısı yaşanıyor. Müzik sistemi ile birlikte hemen müzik yapacak gruplar ayarlanması ve 3 gün için en az 15 20 grup olmalıdır. Yoksa yetmiyor. Gelecek grupların anlaşmaları Festivalden sonra veya sahne aldıklarında sonra ödemeli olmalıdır hem işin garantisi hemde girişlerde gelen parayla ödeme yapılabilmesi için festival maliyetini düşürür.
Eğer Festivalden en az festival maliyetini çıkarmak için yemek alkol ve hediyelik eşya vb gibi çadırları fesivil bünyesinde bulundurmali ve bundan para kazanmalidir yoksa zarar edecektir bu kar amaçlı değil festivalin parasını çıkarmak ve festivalin devamlılığını getirmek amaçlı bir çalışmadır. Yiyecek ve icecekten satış yapılması için festival alanı şehirden uzakta bi kasaba veya deniz göl nehir kenarı gibi seçilmelidir. Elektrik olması kaydı ile jeneratör pahalıya gelecektir. Bunun dışında çok detaylı ve kapsamlı bilgilerde var güvenlik alkol kontrolü odun ve çöpün temini birsuru şey var.saymakla bitmez 10 sayfa yazı olur.
Demem o ki bu işleri bilen ve bu işlerin ha diyince olamayacağını bilincinde olan biri olarak bence 10. Yılımızı bir festival bünyesinde yapmak mantıklı ve sağlıklı olacaktir. Tabiki bu kendi festivalimizi yapma konusu kulağa hoş geliyor bence 11. Sene için hazırlıklar ve görüşmeler yapılıp bir sonraki sene icin bir festival denemesi yapılabilir diye düşünüyorum.